O primeiro passo para eliminar problemas é identificá-los. E isso é fundamental no mundo corporativo, porque erros trazem prejuízo, e a sucessão deles pode até mesmo inviabilizar o negócio, provocando sua falência. Então, controlar todos os processos da empresa é uma atitude que nenhum empresário pode deixar de lado, independente do tamanho do seu negócio. Microempresas ou grandes corporações precisam igualmente de controles!
Mas o que é um departamento de controladoria? Ela não trabalha apenas questões contábeis e financeiras, mas também a administração do negócio como um todo. O objetivo é oferecer ferramentas e práticas de mercado para facilitar o total controle da gestão da empresa, monitorando cada setor e cada operação desenvolvida. Essa área organiza e controla toda a gestão financeira e administrativa, identificando erros e inconsistências, propondo soluções e auxiliando na tomada de decisões rumo ao cumprimento das metas e ao crescimento.
A controladoria é uma espécie de guardiã das boas práticas. É a área que toma conta de toda a empresa, atenta aos mínimos detalhes para que os erros simplesmente não aconteçam. Mas como errar é humano, e disso não podemos fugir, esse departamento identifica erros e, mais do que isso, não deixa que eles se repitam. Controlar é a palavra-chave, por isso esse departamento não poderia ter outro nome senão esse!
Importância e benefícios
Um mercado cada vez mais competitivo não admite erros. É exatamente no detalhe que as empresas conseguem se diferenciar e conquistar seu lugar ao sol. A concorrência é enorme e os consumidores de hoje exigem muito mais do que preço e qualidade. A área torna-se indispensável neste cenário.
Sua importância e benefícios são:
Desenvolvimento de planejamentos estratégicos, oferecendo um norte ao negócio;
Apoio na tomada de decisões;
Identificação de erros nas gestões administrativas e financeiras, bem como ferramentas para consertá-los;
Otimização de processos;
Coleta de informações que ajudam a entender a saúde do negócio;
Auxílio às demais áreas;
Controle rigoroso dos custos da organização;
Acompanhamento dos resultados;
Acompanhamento da saúde financeira do negócio.
A diferença entre controladoria contábil e administrativa
A controladoria é composta por duas áreas: contábil e administrativa. São dedicações específicas, como os próprios nomes sugerem. Enquanto a controladoria contábil vai se preocupar basicamente com as questões financeiras da firma, a administrativa atua em prol do bom funcionamento da empresa como um todo.
Uma grande companhia tem recursos para separar essas áreas que, no entanto, serão comandadas por um mesmo profissional, o Controller (ou controlador). Em uma empresa com menos recursos, essas duas áreas atuam em conjunto, otimizando e concentrando esforços. Na verdade, ambas as áreas se complementam e se apoiam.
Aqui cabem parênteses. É importante pontuar o papel do Controller. Ele atua exatamente como um maestro, que rege a orquestra, oferecendo unidade aos músicos, tornando-os uma equipe única, que produz um único som. O Controller deve conhecer profundamente o negócio, cada setor, cada processo, para executar seu trabalho. Muitas MPEs não têm recursos de sobra, mas investem em um bom profissional para realizar esse trabalho.
A diferença entre as áreas de controladoria contábil e administrativa está no seu foco de atuação, mas o importante é perceber que essa área vai atuar sempre nestas duas vertentes. Uma controladoria que se dedica apenas a um ou outro setor é capenga, falha e inconsistente, e certamente não trará os resultados esperados.
O controle nas empresas
Essa área trabalha sobre padrões de qualidade que são pré-definidos. É fundamental que todos os colaboradores apoiem o setor, mesmo que seus erros sejam identificados. Lembre-se: errar é humano, mas persistir no erro é burrice. Então, a controladoria não tem um papel meramente fiscal, atuando como um xerife, mas sim de apoio ao desenvolvimento. Sua interação com o time é primordial.
Muito em função de sua importância, mas também para garantir seu bom funcionamento, essa área pode ser diretamente ligada à presidência da empresa. O Controller irá responder ao presidente da companhia, estabelecendo um fluxo direto, sem escalas. O Controller está com algum problema? Vai direto ao presidente! Em muitas empresas, a área está no mesmo nível das demais diretorias, mas ainda assim responde diretamente ao presidente. No entanto, no Brasil é mais comum encontrarmos empresas que preferem subordinar o departamento à área financeira. Neste caso, o Controller responderá ao diretor, que por sua vez prestará contas ao presidente.
As funções da controladoria
Planejamento estratégico: o setor vai colher dados de toda a empresa – administração e contabilidade – para apoiar a elaboração de um planejamento estratégico. Esse planejamento é nada mais nada menos do que organizar os passos a serem dados, e para isso é preciso saber como a empresa está. Há ferramentas modernas e específicas para isso, como análise SWOT, por exemplo. Esse planejamento vai embasar as tomadas de decisão, e isso começa a germinar dentro da controladoria.
Planejamento operacional: aqui não pensamos em um futuro próximo ou distante, mas sim no dia a dia da organização. Como cumprir o orçamento? Como perseguir as metas estabelecidas? O setor vai apoiar um planejamento orçamentário, que sustente as ações da companhia.
Controle organizacional: em suma, é o acompanhamento de todas as ações da empresa, até os resultados apurados. O que cada área está fazendo? Os objetivos estão sendo alcançados? Trata-se de um trabalho fundamental, executado no dia a dia da empresa.
Controle da contabilidade e dos custos: toda a gestão contábil e financeira da empresa deve passar por um rigoroso controle. Não precisa dizer de quem é essa responsabilidade, certo?
Ferramentas
Falamos anteriormente em análise SWOT. Há inúmeras ferramentas e softwares que apoiam o extenso e detalhado trabalho de controle. Os principais são: planos de ação, relatórios gerenciais, operacionais, financeiros e contábeis, projeções de lucro e de caixa, gráficos e tabelas com indicadores de resultados, análises de viabilidade, auditorias, acompanhamento e análise do previsto/realizado, simulações de cenários, Balanced Scorecard (BSC), Business Intelligence (BI) e tantos outros.
Gestão de compliance
Ao estudar sobre esse tema, você certamente encontrará o termo compliance. Mas do que se trata? Compliance vem de “to comply”, que significa, em inglês, seguir uma regra ou um comando determinado. Estar em compliance é seguir conforme o que foi estabelecido pela empresa, ou seja, seguir o regulamento, o que foi combinado.
Uma empresa em conformidade é aquela que segue as regras internas, mas também externas, com a legislação e normas de órgãos reguladores. A compliance é um conjunto de disciplinas que garante à empresa estar em ordem. A empresa cria políticas e ações específicas para garantir que isso aconteça. Uma operadora de telefonia, por exemplo, precisa seguir pontualmente a legislação para atuar corretamente. A compliance vai garantir exatamente isso, controlando todos os processos. Trata-se, então, de mais um esforço de controle.