Conheça o PDCA
Em uma empresa, existem muitos processos que são formados por vários fatores interligados que geram o efeito-produto, que é um bem ou serviço que a empresa oferece. A rede formada por eles constitui um sistema. O conhecimento e a administração do sistema são fundamentais para que a empresa alcance seus objetivos e, consequentemente, o sucesso.
Então, como gerir um processo?
No gerenciamento de um processo, não basta apenas reconhecer e identificar todas as fases que o compõem, é preciso administrar fatores como:
Mão de obra
Máquina
Método
Meio ambiente
Medidas
Materiais
Todos esses fatores interferem nesse processo para que se tenha o controle completo do resultado final. Por isso, a administração dos fatores requer uma forma planejada, disciplinada, que obedeça a uma sequência adequada. E isso é possível com o ciclo PDCA.
O que é o ciclo PDCA?
É uma metodologia de gerenciamento que pode ser utilizada em qualquer situação e por qualquer pessoa.
As quatro etapas do PDCA são:
Planejar
Antes de se executar o processo é preciso planejar as atividades, definir a meta e os métodos.
Implementar/executar
É a execução das tarefas de acordo com o que foi estipulado no plano, inclui também a coleta de dados para o controle do processo. O treinamento é requisito para a execução das tarefas.
Verificar
É a fase de monitoramento, medição e avaliação. Os resultados da execução são comparados ao planejamento e os problemas são registrados. Se os resultados forem favoráveis, as tarefas são mantidas, se ocorrer problema, deve-se:
Agir
Fase em que se apontam soluções para os problemas encontrados.
Agir apropriadamente
Nesta fase, há duas situações: alcance e não alcance do resultado esperado. Se o resultado for alcançado, pode-se adotar o método de trabalho à rotina do processo.
O método servirá como referência para todos da empresa. Se o resultado não alcançar as expectativas, deve-se verificar se o padrão foi obedecido, as causas do problema e adotar o ciclo PDCA novamente.
Execução dos serviços
Há dois modelos que podem ser utilizados no gerenciamento de processos:
Gerenciamento da rotina
Gerenciamento para melhoria
O gerenciamento da rotina é um método para padronizar os processos da empresa, para que eles funcionem em harmonia. A padronização faz com que as atividades sejam executadas sempre da mesma maneira, permitindo a estabilidade do processo.
O gerenciamento para melhoria é o oposto do da rotina. Oferece condições para que a empresa fuja dos processos padronizados e não seja ultrapassada pela concorrência de mercado.
Ao se estabelecer melhorias, a empresa obtém um resultado final que atenda e supere as expectativas do cliente.
Qual É A Importância Do PDCA?
Motivos não faltam para apostar na metodologia que vem proporcionando para as empresas resultados acima da média.
Com o ciclo de PDCA, qualquer negócio estará habilitado a crescer, não apenas porque ele ajuda a mitigar as falhas, mas pelo processo contínuo de aprendizagem que enseja.
Tanto que, nas empresas em que é implementado, o PDCA é de fundamental importância para a gestão dos processos.
Veja abaixo outras razões para isso:
O PDCA cria um ambiente de teste, validação ou negação de soluções para diferentes problemas
Graças ao monitoramento constante, permite a identificação precoce e a prevenção de desvios
Diminui custos com recursos humanos, materiais e financeiros
Reduz o tempo de resposta em diferentes contextos
É versátil, pode ser aplicado em qualquer departamento, tanto na indústria quanto no comércio ou na prestação de serviços
Viabiliza e simplifica a gestão de processos
Por ser simples, sua aplicação não exige amplo conhecimento de teorias ou ferramentas de administração
É uma ferramenta da qualidade, aumentando o valor agregado de produtos e serviços
Aumenta o controle sobre as atividades, reduzindo riscos de negócio
Abre portas para o aprendizado constante
Serve para engajar e motivar as equipes, dando a cada membro um papel no processo de melhoria contínua
Ao priorizar a melhoria contínua, eleva a competitividade.
Enquanto sistema de trabalho, o PDCA funciona como um ciclo de atividades ininterrupto.
As empresas que o adotam passam a realizar um esforço recorrente de melhoria, em ciclos analíticos nos quais seus processos estão o tempo todo sendo reavaliados.
Tanto é que, na década de 1920, quando o físico Walter Shewhart começou a desenvolvê-lo, sua função principal era apoiar os gestores industriais em inspeções por defeitos em produtos.
Portanto, o método PDCA funciona como uma ferramenta de qualidade porque permite melhorar continuamente, eliminando vícios e falhas a cada rodada.
Ele funciona como um “farol” quando um negócio tem um problema detectado e não sabe bem o que fazer para corrigi-lo.
Digamos, por exemplo, que uma empresa que presta serviços de manutenção de ar condicionado tem levado mais tempo que o normal para concluir suas rotinas.
Foi constatado que, em média, as equipes estão levando 5 horas para concluir um serviço que levaria no máximo duas.
Em resposta, o gestor determina uma nova meta: no período de 4 semanas, a manutenção dos aparelhos e dutos deverá ser concluída, invariavelmente, em duas horas e meia
A partir dessa meta, o PDCA pode ser aplicado, analisando as variáveis que possam influir para que a hipótese (concluir os serviços em 2h30) seja validada.
Tudo vai começar pela definição dos possíveis fatores que podem estar gerando atrasos.
Os técnicos dispõem do material necessário para fazer a limpeza dos aparelhos?
Os fornecedores estão em dia com as entregas ou os atrasos são frequentes?
As equipes de manutenção estão completas ou falta algum profissional?
Como se vê, o PDCA funciona como um sistema de autoavaliação crítica, no qual as respostas para os desafios dependem das perguntas certas.
Fica mais claro ainda quando conhecemos cada uma das etapas do ciclo PDCA, como veremos a seguir.
Etapas Do PDCA
Sem mais delongas, veja a seguir quais são as etapas do ciclo PDCA e o que se faz em cada uma delas:
Plan (Planejar): etapa preliminar, na qual os líderes e gestores envolvidos desenvolvem uma estratégia para solucionar os problemas ou cumprir os objetivos propostos. Logo, é necessário estabelecer pelo menos uma meta e um método que vai nortear a execução das atividades. Lembrando que esse método pode ser baseado em uma experiência anterior da empresa ou da liderança, em uma teoria, hipótese ou benchmark (estudo de caso de sucesso do mercado)
Do (Fazer): concluído o planejamento, vem a execução do projeto, que se segue ao treinamento da equipe envolvida. Portanto, a capacitação deve ser uma parte intrínseca da execução de qualquer processo de trabalho. Durante a implementação, também é recomendado monitorar as atividades, a fim de garantir que obedeçam ao roteiro definido no planejamento
Check (Checar): avançando para o terceiro passo do PDCA, é feita uma verificação quanto ao funcionamento do plano, analisando sua eficácia. Cabe salientar que, para checar, é necessário estabelecer uma forma de avaliação, geralmente por meio de indicadores e KPIs, a fim de estabelecer uma referência. Ao final dessa fase, a equipe vai saber quais ações tiveram êxito e quais não deram certo. As ações bem-sucedidas serão repetidas e incorporadas ao processo, enquanto as falhas serão corrigidas na próxima etapa
Act (Agir): a última etapa do ciclo é o momento de tomar decisões baseadas nos resultados da checagem. Se o resultado for positivo, a meta foi alcançada e o processo pode ser adotado. Porém, se o resultado ficar aquém do esperado, é necessário reavaliar o planejamento e a execução, detectando a origem das falhas para encontrar sua raiz. Encontrando a causa de um desvio, o gestor e a equipe o corrigem ou formulam uma tese para sua correção, que será colocada em prática assim que o próximo ciclo de PDCA começar.
Exemplo De Aplicação Do PDCA
No tópico em que falamos sobre a importância do PDCA, mais acima, demos um rápido exemplo de sua aplicação em uma empresa que presta serviços.
Como vimos, o PDCA é versátil, podendo ser aplicado com sucesso em diferentes tipos de negócio, por isso vamos ver mais um.
Ele pode ser implementado até mesmo em um e-commerce que esteja com dificuldades na captação de novos clientes e que esteja recebendo muitas avaliações negativas.
Nesse caso, o método PDCA poderia ser usado para orientar no cumprimento de uma meta ousada: reduzir em 50% o índice de insatisfação dentro de 30 dias.
A partir disso, os profissionais de marketing e vendas da loja online podem fazer um brainstorm, a fim de listar possíveis razões para as reclamações.
A partir disso, definem que é necessário investir mais na parte do atendimento e do pós-venda, por exemplo.
Com isso, os 30 dias seguintes serão para implementar e avaliar as seguintes medidas:
Elaborar um Service Level Agreement (SLA), já que a empresa ainda não dispõe de um
Implementar rotinas de treinamento de vendas e SAC
Adotar o sistema de duplas, nas quais um membro experiente acompanha alguém que esteja chegando na equipe ao prestar atendimento
Implementar um chatbot e uma equipe para coleta e tratamento dos dados enviados pelos clientes.
Adotar o PDCA na rotina organizacional, certamente, vai proporcionar ganhos em agilidade e inovação.
Porém, nem sempre é fácil aplicar essa ferramenta, principalmente se você e sua equipe não tiverem familiaridade com metodologias de gestão de processos.
Outra barreira comum para o emprego do PDCA – ou do formato PDSA – é o fato de ser um modelo cíclico que não apenas aceita, mas provoca mudanças constantes.
Se, por um lado, elas são necessárias para manter as organizações e profissionais atualizados e à frente da concorrência, por outro, elas causam medo.
Portanto, o medo do novo e a cultura do conformismo precisam ser deixados para trás, abrindo caminho para o aprendizado constante.
E a forma mais simples de superar a resistência à mudança é iniciar uma rotina de pequenas transformações.
Ou seja, tomar, aos poucos, as rédeas dos processos e agir para aperfeiçoá-los.
PDCA Em Uma Empresa
Companhias que desejam atuar em um modelo enxuto podem inserir o conceito do PDCA em sua própria cultura.
Afinal, a ferramenta serve para tomar decisões de modo rápido e assertivo, mantendo a organização competitiva em qualquer mercado.
Veja abaixo dicas para aplicar o PDCA na sua empresa, separadas nas quatro etapas do ciclo PDCA.
Planejamento (Plan)
Se a intenção é uma mudança cultural, é necessário partir de um diagnóstico amplo sobre os atuais problemas da companhia.
Reúna os últimos relatórios de desempenho, feedbacks de lideranças, funcionários, clientes e parceiros para diagnosticar as demandas mais críticas.
Se possível, conte com a ajuda de todos os gestores desde esta fase, pois eles conhecem detalhes sobre seu departamento.
Implementação (Do)
Organize campanhas e eventos para divulgar o PDCA e quais os motivos que levaram a empresa a adotar essa ferramenta.
Em seguida, ofereça treinamento e responda às questões dos funcionários sobre a metodologia, enfatizando os ganhos para eles e para a organização.
Checagem (Check)
Faça pesquisas internas e ouça o feedback de líderes e colaboradores.
Proponha brainstorms para a solução dos principais problemas.
Mais tarde, eles vão servir para iniciar o próximo PDCA.
Ação (Act)
Use as principais falhas como alvos dos próximos ciclos PDCA.
PDCA Em Um Projeto
Por ser versátil, o PDCA pode ser aplicado especificamente a um projeto ou rotina, buscando soluções personalizadas.
Imagine, por exemplo, que uma fábrica de roupas quer oferecer uma nova peça ao público masculino.
Em vez de desenvolver esse produto internamente, produzir em escala e vender, ela pode optar por processos iterativos (repetições), aprimorando a peça antes de oferecer aos clientes.
Durante o planejamento, ela define o desenvolvimento de um produto diferenciado como o problema ou meta principal e desenha o item ideal.
Na etapa de Execução (Do), uma ou poucas peças são fabricadas e, em seguida, seguem para a checagem junto a clientes selecionados e gestores.
Eles dão sua opinião sobre pontos positivos e negativos do produto, que tem suas falhas corrigidas na última fase (Ação – Act).
O PDCA é repetido até que o produto se torne agradável aos clientes e rentável para a empresa.
Principais Erros Na Aplicação Do PDCA
Por ser um sistema para correção de falhas e para melhorar continuamente, não há margem para falha na implementação do PDCA.
Por isso, antes, durante e depois de adotá-lo, fique atento aos seguintes erros que podem acompanhá-lo, principalmente quando for utilizado pela primeira vez:
Superficialidade das análises, com dados insuficientes ou falta deles
Pessoas destreinadas ou com pouca qualificação para acompanhar e executar as ações
Imprecisões nas verificações e análises de resultados
Adoção de KPIs inconsistentes ou que não tenham relação com o objeto de análise
Falta de pontualidade na execução das etapas ou supressão de alguma delas
Abandono do PDCA quando os resultados são positivos (lembre-se: esse é um instrumento de melhoria contínua e não para cair na zona de conforto).
Diferenças Entre Ciclo PDCA E Ciclo PDSA
Assim como outras ferramentas populares de administração, o conceito utilizado pelo ciclo PDCA foi construído ao longo de décadas.
Como já falamos, sua inspiração inicial vem do método científico de Shewhart.
O especialista ganhou fama por aplicar conceitos estatísticos ao controle de qualidade dentro das indústrias, mostrando que era possível interferir na produção para gerar produtos melhores.
Com o objetivo de desenvolver uma ferramenta com caráter cíclico, ele usou o método científico como base para as três primeiras etapas do PDCA (planejar, fazer, checar) e acrescentou a última (agir), fundamentando o começo do próximo ciclo.
No entanto, foi William Edwards Deming quem divulgou o trabalho de Shewhart, aplicando sua metodologia em empresas japonesas nos anos 1950.
Observando o grande impacto positivo do PDCA, Deming resolveu aprofundar seus estudos sobre a ferramenta, o que motivou uma alteração na sigla original.
Em vez de check (checar), a terceira fase do ciclo foi descrita como study (estudar, em inglês), transformando a sigla em PDSA.
Diferentemente do PDCA, concebido sob uma perspectiva voltada à indústria, o PDSA foi pensado para aplicação no controle de qualidade de organizações de todos os setores.
Também prevê maior dedicação durante a análise do resultado obtido, que precisa ser estudado antes que um novo ciclo tenha início.
Outras Metodologias De Gestão De Processos
Além do PDCA, existem métodos que contribuem para a gestão de processos de diferentes maneiras.
A seguir, comentamos sobre os principais.
DMAIC
Também nomeado com uma sigla, esse método compreende cinco etapas para o controle de qualidade de processos e soluções em sistemas enxutos.
Define (definir), Measure (medir), Analyze (analisar), Improve (melhorar) e Control (controlar) são os passos propostos pelo DMAIC, que dá maior atenção ao planejamento para evitar falhas.
Tanto que as três primeiras fases da metodologia correspondem ao planejamento, quando comparadas ao método PDCA.
No entanto, o DMAIC integra conceitos mais complexos, sendo comumente implantado por ou com o auxílio de consultores especializados.
A3
O relatório A3 pode ser definido como uma forma visual de estruturar a análise e soluções para diferentes problemas.
A ideia é apresentar as informações do modo mais sucinto possível, mostrando uma visão geral da demanda, ações para sua correção e próximos passos.
Não existe um padrão para o A3, mas ele é dividido em três partes:
Cabeçalho ou título: descrição da história ou melhoria relatada no documento
Coluna esquerda: apresentação do problema, avaliação, objetivos e em qual estágio o processo de melhoria se encontra
Coluna direita: recomendações, plano para continuar as melhorias e medidas de acompanhamento.
O A3 costuma partir de análises feitas através de outras ferramentas de gestão, inclusive o PDCA.
8D
O método 8D usa oito disciplinas para formular respostas rápidas e efetivas aos problemas.
Tendo como alvo a identificação e correção de causas, a ferramenta possibilita o desenvolvimento e continuidade de boas práticas dentro das organizações.
As 8 disciplinas preconizadas pela metodologia consistem em:
Formar uma equipe para resolver a demanda
Definir o problema
Fazer a contenção, evitando que o problema atinja grandes proporções
Identificar a causa raiz
Desenvolver e realizar a ação corretiva permanente
Avaliar a eficácia da ação
Implementar medidas preventivas, perpetuando as boas práticas
Comemorar, dando reconhecimento à equipe que solucionou o problema.
Conclusão
Ao longo deste artigo, detalhamos o conceito, história e formas de aplicar o PDCA em empresas ou projetos específicos.
Uma das chaves para ter sucesso com esse método é motivar e capacitar gestores e equipes, que podem ampliar os conhecimentos por meio de cursos na área administrativa.
Conte com nossa expertise para aplicar o PDCA em sua empresa, entre em contato!